Participatie: meepraten, meedenken en meedoen

U heeft een plan of idee voor bijvoorbeeld uw woning, de start van een bedrijf of de aanleg van een voedselbos. Dan heeft u niet alleen te maken met de gemeente, maar ook met de buren of andere belanghebbenden. De Omgevingswet stimuleert dat u de buurt en belanghebbenden in een vroeg stadium betrekt bij uw plannen. Dat betekent niet dat iedereen het met elkaar eens moet zijn. Maar wel dat alle betrokkenen gehoord worden. En dat gezamenlijk gekeken wordt naar de mogelijkheden om het plan aan te passen. Dat kan op verschillende manieren.

Wanneer en voor wie is participatie nodig?

De gemeente is verplicht om te participeren bij de voorbereiding van een omgevingsvisie, omgevingsplan of omgevingsprogramma.
Een initiatiefnemer wordt aangemoedigd om aan participatie te doen. Een initiatiefnemer is degene met het plan of het idee. Participatie maakt het plan namelijk vaak beter. Het helpt ook als de buurt het plan steunt. Dat verkleint weer de kans op vertraging en procedures tegen een plan. Maar participatie is niet verplicht. 

Er geldt één uitzondering: de gemeenteraad heeft een aantal situaties benoemd waarin participatie wél verplicht is. Het gaat om activiteiten die niet binnen het omgevingsplan passen en waarvoor een vergunning nodig is.

Heeft u een goed idee en wilt u samenwerken met de buurt? 

Een aantal tips: 

1. Breng het initiatief of plan in beeld 

Wat wilt u bereiken met het plan? Wat is de aanleiding voor het plan? Voldoet het plan aan wet- en regelgeving?

2. Breng in beeld waarom en met wie u wilt samenwerken

Dan weet u meteen wie u bij uw plan moet betrekken. Dat zijn buren, maar misschien zijn er meer direct-betrokkenen. Denk bijvoorbeeld ook aan het effect van uw plan op de omgeving: het uitzicht, geur, geluid en milieu. Hoe groter de effecten van uw plan, hoe meer betrokkenen. Wellicht kunt u mensen of organisaties betrekken die veel kennis of ervaring hebben.

Daarnaast kunnen er ook andere belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn. Bijvoorbeeld de Dorpsraad, ondernemers of een maatschappelijke organisatie. 
Bedenk waarom deze belanghebbenden betrokken willen worden. Is er verlies van uitzicht, zon of privacy? Is er overlast? Uw plan kan weerstand oproepen. U vindt het een goed plan, maar denk goed na over wat anderen ervan kunnen vinden. En zijn er politieke of maatschappelijke gevoeligheden? Denk nu al na wat een mogelijke oplossing kan zijn. 

3. Bepaal het niveau van samenwerken: meepraten, meedenken, meedoen of meebeslissen

Denk na over waar de belanghebbenden over kunnen meepraten en meedenken, misschien zelfs mee mogen beslissen. De manier waarop de inbreng van belanghebbenden meeweegt. Kunnen ze suggesties doen en kan het plan daarop aangepast worden? Wat zijn de eisen die aan uw plan zijn gesteld?

4. Groot en impactvol initiatief: maak een participatieplan

Een groot initiatief is bijvoorbeeld de bouw van een bungalowpark, woonwijk of luxe hotel. Zoek eerst contact met de gemeente om te overleggen over de mogelijkheden. Dan is het goed een participatieplan te maken. Hierin schrijft u op welke stappen u gaat ondernemen in het proces. In dit plan neemt u op:

  • Op welk niveau u gaat samenwerken met de betrokkenen. U geeft aan waarom u daarvoor kiest en wat u wilt bereiken met het participatieproces.
  • Met welke belanghebbenden u gaat samenwerken. 
  • Hoe en wanneer u de participatie organiseert.
  • Wat u doet met de resultaten.

Ga naast de direct-betrokkenen in gesprek met de overige belanghebbenden. Bijvoorbeeld door een informatieavond te organiseren. Is het een idee om hiervoor bijvoorbeeld de wethouder en raadsleden uit te nodigen?

5. Klein initiatief: Ga in gesprek met de buurt

Dat is bijvoorbeeld de bouw van een schuur of een woning. Nodig de mensen uit voor een gesprek of ga de deuren langs. Geef ze alvast informatie zodat ze er in alle rust over na kunnen denken en zich kunnen voorbereiden. Begin bij de direct-betrokkenen. Een brief kan ook helpen. Een voorbeeldbrief vindt u op deze webpagina. 
Soms is het nodig om belanghebbenden op verschillende en meerdere momenten te betrekken, afhankelijk van het plan.

6. Leg elk contactmoment vast. Koppel aan uw gesprekspartners terug wat u met hun opmerkingen doet en leg uit waarom.

Denk daarbij aan ideeën, opmerkingen, bezwaren, zorgen en gemaakte afspraken. U deelt het gespreksverslag met de betrokkenen. Als een betrokkene aangeeft niet akkoord te gaan met het plan, dan kunt u uitleggen wat het vervolg van de procedure is.

Omwonenden en andere belanghebbenden hebben de mogelijkheid om hun belangen te behartigen in de formele (vergunning)procedure. Zij kunnen zienswijzen indienen tegen plannen en bezwaar maken tegen bouwplannen. De gemeente kan vervolgens besluiten nemen op deze bezwaren. Mocht een omwonende het daar niet mee eens zijn, dan kan er bijvoorbeeld beroep in worden gesteld bij de rechtbank.

7. Vraag een vergunning aan

U kunt hierbij gespreksverslagen toevoegen en een samenvatting van uw participatieaanpak.

Beantwoord daarin de volgende vragen: 

  • Heeft u alle belanghebbenden gesproken? 
  • Hoe zijn de gesprekken met omwonenden en andere partijen verlopen? 
  • Waren er spanningen? 
  • Zijn er bezwaren die bij meerdere omwonenden leven? 
  • Heeft u op basis van de gesprekken aanpassingen in uw plan doorgevoerd en zo ja welke?

Het college van burgemeester en wethouders beslist over uw initiatief. Bij een wijziging van het omgevingsplan beslist de gemeenteraad. Ze beoordelen, naast de inhoud van de aanvraag, ook de resultaten uit de gesprekverslagen en de samenvatting van het participatieproces. De gemeente laat u weten wat het besluit is en hoe dat tot stand is gekomen.

8. Ook als de vergunning binnen is, is het belangrijk om de belanghebbenden op de hoogte te houden.

Wanneer gaat wat gebeuren? En geef aan hoe ze u bij overlast of klachten kunnen bereiken.

Voorbeeldbrief participatie

Aan: 
Adres en postcode
Mail/telefoonnummer
 

Datum:

Onderwerp: [invullen]

Beste [buren / buurtbewoners / bewoners van adres xx],

Ik ben [naam] en woon aan de [adres] en ik wil het volgende aan u voorleggen.

[plan beschrijven en achtergrond]

Voor ik met mijn plan naar de gemeente ga, wil ik graag weten hoe u over dit plan denkt:

  • Vindt u het ook een goed idee?
  • Heeft u bezwaren tegen dit plan? Zo ja, welke?
  • Ziet u liever een andere functie?
  • Heeft u andere opmerkingen of aanvullingen?

Wilt u zo vriendelijk zijn om uw antwoord vóór [datum] bij mij in de brievenbus te doen? U mag mij ook mailen. Mijn adres en e-mail staan bovenaan deze brief.

Vervolg
Ik verzamel alle reacties uit de buurt en vraag vervolgens aan de gemeente wat de mogelijkheden zijn. Laten we daarna een keer bij elkaar komen om het plan verder uit te werken.

Bedankt en vriendelijke groeten,

Naam en handtekening